EMPIQ PRIVACYVERKLARING – Versie 8 april 2026

Toelichting op de rechtsgrondslagen voor verwerking:

• Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor de uitvoering van een overeenkomst in het kader van onze zakelijke relatie en/of in het kader van de uitvoering van overeengekomen diensten.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken op basis van ons gerechtvaardigd belang, voor zover deze gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, fundamentele rechten of vrijheden.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming uitsluitend voor verwerkingen die volledig vrijwillig zijn en daarom gebaseerd zijn op uw uitdrukkelijke bevestiging (bijvoorbeeld het aanvinken van een vakje of het ondertekenen van een document), op basis van duidelijke en transparante informatie. Uw toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om te voldoen aan een wettelijke verplichting overeenkomstig toepasselijke wetgeving.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met onze gecontracteerde dienstverleners, leveranciers en andere externe gegevensverwerkers die namens ons handelen en persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met onze vooraf gedocumenteerde instructies. Deze ontvangers zijn uitsluitend bevoegd persoonsgegevens te gebruiken voor zover noodzakelijk om hun diensten aan ons te verlenen. Met wie en/of met welke categorieën ontvangers uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld, wordt hieronder beschreven.
• Sollicitanten:
• Met leveranciers die informatie hebben over uw geschiktheid (bijvoorbeeld assessment- en wervingsbureaus) of die op uw verzoek informatie aan ons verstrekken, zoals huidige of voormalige werkgevers.
• Werknemers:
• Met administratieve instanties of organisaties (bijvoorbeeld sociale zekerheidsinstanties en pensioenfondsen).
• Cliënten:
• Met partijen die betrokken zijn bij onze dienstverlening (bijvoorbeeld juridische professionals en vertaalbureaus).
• Gebruikers/bezoekers van de website:
• Leveranciers die de gebruikersstatistieken van onze website beheren.
• Andere derden waarmee persoonsgegevens worden gedeeld indien bezoekers daarvoor toestemming hebben gegeven.
• Een lijst van onze externe gegevensverwerkers aan wie wij persoonsgegevens verstrekken – inclusief het bijbehorende doel – kan worden opgevraagd bij onze operations manager (zie contactgegevens onder sectie 7).
• Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden die passende beveiligingsmaatregelen garanderen om ervoor te zorgen dat de verwerking voldoet aan de vereisten van toepasselijke privacywetgeving en die de bescherming van uw rechten waarborgen (zie onder 8).
• Wij kunnen persoonsgegevens delen met juridische autoriteiten en externe adviseurs indien dit noodzakelijk is in verband met gerechtelijke procedures of voor het onderzoeken, opsporen of voorkomen van strafbare feiten.
• Indien wij uw persoonsgegevens vanuit Nederland doorgeven aan ontvangers in landen buiten de EER die door de Europese Commissie niet worden erkend als landen met een passend beschermingsniveau, doen wij dit op basis van de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie (laatste versie van 4 juni 2021).

De toepasselijke Standard Contractual Clauses bepalen de rechten en verplichtingen van ons als verwerkingsverantwoordelijke en van de ontvangende verwerkende partij om passende waarborgen te bieden voor de doorgifte van persoonsgegevens. De Standard Contractual Clauses bevatten tevens specifieke technische en organisatorische maatregelen die door de ontvangende partij zijn geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de beveiliging van uw persoonsgegevens in essentie gelijkwaardig is aan de vereisten van de AVG. Indien doorgiften plaatsvinden naar landen waarvoor de Europese Commissie heeft vastgesteld dat zij een passend beschermingsniveau bieden (adequaatheidsbesluiten op grond van artikel 45 AVG), zijn geen aanvullende waarborgen vereist. U heeft het recht om nadere informatie op te vragen over de internationale gegevensdoorgiften die wij verrichten en om een kopie van de toepasselijke doorgiftewaarborgen te verkrijgen. Neem hiervoor contact op met onze operations manager via privacy@empiq.nl.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking en ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen waarborgen de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en het behoud van de integriteit en beschikbaarheid daarvan.

Deze maatregelen omvatten onder meer logging van gebruikersactiviteiten op gegevensverwerkingssystemen, beperkte toegang tot netwerken en systemen, het automatisch maken van back-ups van persoonsgegevens en het waarborgen van beschikbaarheid in het geval van een beveiligingsincident.

Helaas kan geen enkel systeem voor gegevensopslag of gegevensoverdracht volledig veilig worden gegarandeerd. Indien u redenen heeft om aan te nemen dat uw interactie met ons niet langer veilig is, verzoeken wij u ons onmiddellijk te informeren (zie contactgegevens onder 8).

Datalekken: In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, zullen wij de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, binnen 72 uur nadat wij kennis hebben genomen van het datalek informeren, overeenkomstig artikel 33 AVG. Indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hiervan eveneens zonder onredelijke vertraging op de hoogte stellen overeenkomstig artikel 34 AVG, tenzij wij passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen hebben getroffen (zoals encryptie) waardoor de gegevens onbegrijpelijk zijn voor onbevoegde personen, of wij achteraf maatregelen hebben genomen waardoor het hoge risico zich waarschijnlijk niet meer zal voordoen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk toegestaan is voor het doel waarvoor uw persoonsgegevens zijn verkregen. De criteria voor het bepalen van onze bewaartermijnen omvatten:

• De duur van onze lopende zakelijke relatie met u.
• Wanneer wij diensten aan u en/of uw werkgever verlenen en/of een overeenkomst met u en/of uw werkgever uitvoeren.
• Wanneer u rechtmatig bent opgenomen in onze mailinglijst en u zich niet heeft afgemeld.
• Wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het verwerken van persoonsgegevens voor het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten en het nakomen van onze verplichtingen jegens u en/of uw werkgever.
• Ter naleving van wettelijke verplichtingen waaraan wij in Nederland zijn onderworpen, gelden wettelijke bewaartermijnen:
• 7 jaar na afloop van het betreffende belastingjaar: voor het bewaren van persoonsgegevens ten behoeve van salarisadministratie en fiscale verplichtingen.
• Minimaal 5 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst: voor het bewaren van de arbeidsovereenkomst.
• Minimaal 2 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst: voor het bewaren van arbeidsgerelateerde gegevens.
• Een beperkte periode van 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure: voor sollicitanten die niet worden aangenomen (indien de sollicitant toestemming heeft gegeven om de persoonsgegevens langer te bewaren: maximaal 12 maanden).
• Ter bescherming van onze rechtspositie.
• Voor het bewaren van bewijs gedurende toepasselijke verjaringstermijnen naar Nederlands recht (iedere periode waarin een persoon een juridische claim tegen ons zou kunnen instellen in verband met uw persoonsgegevens, of waarin uw persoonsgegevens relevant zijn voor de verdediging van onze belangen in gerechtelijke procedures).
• Contactgegevens van cliënten en leveranciers: worden bewaard gedurende de zakelijke relatie en vervolgens nog 7 jaar, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (waaronder fiscale en administratieve verplichtingen) en voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
• Websitegebruik en analytische gegevens (cookies): worden bewaard overeenkomstig de cookiebewaartermijnen zoals opgenomen in sectie 10.2 hierboven (tot maximaal 2 jaar voor Google Analytics-cookies).
• Correspondentie en supportregistraties: worden bewaard gedurende 3 jaar na afloop van de betreffende kwestie of relatie, voor ondersteuning en voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Onder de toepasselijke privacywetgeving heeft u de volgende rechten die u kunt uitoefenen in verband met onze verwerking van uw persoonsgegevens:

• Het recht op informatie over de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit omvat het recht om toegang te verzoeken tot uw persoonsgegevens of kopieën daarvan te ontvangen, samen met informatie over de aard en doeleinden van de verwerking en met wie wij uw persoonsgegevens hebben gedeeld.
• Het recht om rectificatie te verzoeken van onjuistheden in uw persoonsgegevens.
• Het recht om, op legitieme gronden, te verzoeken om:
• Verwijdering van uw persoonsgegevens en/of het recht om vergeten te worden.
• Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld voor direct marketingdoeleinden).
• Het recht om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, voor zover van toepassing (het recht op dataportabiliteit).
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, het recht om uw toestemming voor die verwerking in te trekken (dit laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de datum van intrekking onverlet).
• Het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, dat rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft (artikel 22 AVG). Indien wij gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming, heeft u het recht op menselijke tussenkomst, het geven van uw standpunt en het aanvechten van het besluit. Wij nemen momenteel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanzienlijk treffen.

Onze contactgegevens

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met onze operations manager via privacy@empiq.nl.

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij op uw verzoek reageren, verzoeken wij u ons daarvan op de hoogte te stellen.

Indien u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland | Telefoon: +31 (0)70 888 8500 | Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. U kunt tevens een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.